Rokasgrāmata ir papildināta ar jaunu 10. nodaļu – «Iekšējā komunikācija» un šo materiālu izstrādājis personāla atlases uzņēmums CVO Recruitment Latvia, piedāvājot praktisku skatījumu un reālu pieredzi Latvijā. Savā redzējumā un uzņēmuma iekšējās komunikācijas pieredzē dalījās arī Ivars Svilāns, Swedbank komunikācijas vadītājs Latvijā.

Papildinājumos uzzināsiet:

  • Kas ir iekšējā komunikācija?
  • Kādi ir iekšējās komunikācijas kalpošanas mērķi?
  • Kad un kāpēc domāt par iekšējo komunikāciju?
  • Kādus iekšējās komunikācijas kanālus ieteicams izmantot?
  • Ar ko sākt, lai nodrošināt efektīvu iekšējo komunikāciju?
  • Kā plānot iekšējo komunikāciju?

Ieskats materiālā:

Kā ikkatrai uzņēmuma funkcijai, arī iekšējai komunikācijai jākalpo efektīvam un vienotam darbam uzņēmuma izvirzīto mērķu sasniegšanai:

  • personāla iesaistītībai (engagement) uzņēmumā, lojalitātes veidošanai, kas ir viens no nozīmīgiem personāla vadības profesionāļu izaicinājumiem mūsdienās. Jo vairāk darbinieku būs iesaistīti lēmumu pieņemšanā uzņēmumā un jo šis process būs pārskatāmāks, jo pārliecinošāk darbā un vairāk piederīgi uzņēmumam viņi jutīsies;
  • personāla attīstībai, profesionālajai pilnveidei. Iekšējā komunikācija var palīdzēt gan noderīgas informācijas izplatīšanai, gan lai saprastu, kādas mācības darbiniekiem nepieciešamas, gan lai kolēģi varētu dalīties savā profesionālajā pieredzē;

Uzņēmuma pieredze: darbinieki regulāri apmeklē seminārus, konferences, un uzņēmumā ir izveidota tradīcija pēc katra no šādiem pasākumiem sagatavot konspektīvu stāstījumu saviem kolēģiem, akcentējot būtisko, kas uzzināts. Tādējādi, ja arī konferenci apmeklē tikai viens no darbiniekiem, par aktualitātēm iespējams uzzināt visiem kolēģiem. Lielākās organizācijās tā varētu būt arī viena departamenta ietvaros organizēta informācijas apmaiņa.

  • efektīvas sadarbības veicināšanai starp kolēģiem, nodaļām, tiek novērsta darbību atkārtošanās;
  • jaunu darbinieku piesaistei uzņēmumam;
  • ātrai un atvērtai uzņēmuma informācijas, vadības lēmumu un pārmaiņu ziņojumu izplatīšanai;
  • inovāciju un jaunu ideju attīstībai uzņēmumā;
  • lēmumu pieņemšanai. Ja darbinieki skaidri zina uzņēmuma vērtības, mērķus un darba principus, kā arī viņiem ērti atrodami un pieejami uzņēmuma materiāli, atbilstošus lēmumus pieņemt ir daudz vieglāk;
  • konfliktsituāciju, intrigu un baumu novēršanai uzņēmumā. Parasti šīs negatīvās situācijas rodas nepilnīgas iekšējās komunikācijas rezultātā, kad darbiniekiem nav skaidri vadības lēmumi vai kolēģu atbildība, procesi uzņēmumā nav gana pārskatāmi;
  • produktu testiem, atsauksmēm;
  • ārējo sabiedrisko attiecību un mārketinga aktivitāšu atbalstam;
  • krīzes situācijās kā operatīvam un patiesam informācijas nesējam un atbalstam. Uzticama komanda ir būtiska krīzes situāciju pārvarēšanai, un tieši šādos brīžos iekšējās komunikācijas loma ir nenovērtējama, tai jāpievēršas ar dubultu jaudu, neslēpjoties un atklāti stāstot darbiniekiem par situāciju, par tālākajiem soļiem un uzņēmuma mērķiem. Tā iespējams izvairīties no baumu rašanās;
  • īpaši sarežģītas situācijas ir negatīvu ziņu sniegšana un skaidrošana, kur iekšējai komunikācijai ir īpaša nozīme. Vai tas būtu iesākts tiesvedības process pret uzņēmumu (piemēram, pieteikta maksātnespēja), štata samazināšana vai cita situācija, šai gadījumā vislabākā taktika ir operativitāte, patiesība un atklātība, bez meliem un slēpšanās. Ja ir situācija, par kuru vēl nav iespējams sniegt pilnīgu informāciju, vislabāk tā arī teikt darbiniekiem, solot papildināt ziņu, tiklīdz tas būs iespējams. Ja nepieciešams, atvainojieties. [..]

Parasti uzņēmumos mediji un kanāli tiek kombinēti, tomēr par efektīvāko vispusīgai domu apmaiņai uzskatāms iekšējais darbinieku portāls – intranets, protams, ar nosacījumu, ka visiem darbiniekiem ir pieeja datoram. Ražošanā, loģistikā, mazumtirdzniecībā u.c. nozarēs situāciju sarežģī tas, ka darbinieki ir kustībā un/vai darba vieta nav aprīkota ar ātrāko informācijas apmaiņas rīku – internetu, tāpēc šādos gadījumos mediji parasti tiek kombinēti.

  • Vissenākais un izplatītākais ir klātienes tikšanās, saruna – sapulces, t.s. prāta vētras, telefona sarunas un jebkura cita saruna un domu apmaiņa. Problēma šai gadījumā bieži vien ir uzņēmuma vai nodaļas vadītāja vienvirziena komunikācija. Lai nodrošinātu atgriezenisko saiti ar darbiniekiem, var organizēt sapulci bez vadītāja klātbūtnes, iedodot darbiniekiem konkrētu jautājumu vai uzdevumu, kas viņiem pašiem komandā jāatrisina.
  • Drukātie materiāli informācijas nodošanai – avīzes, atskaites, pārskati, jaunumi uz ziņojumu dēļa utt., kas nodrošina lielisku vienvirziena komunikāciju, bet ne vienmēr – atgriezenisko saiti. Tāpēc, ja jūsu uzņēmuma darbības specifika paredz, ka daļa darbinieku ir kustībā (piemēram, pārvadājumi, uzkopšana, dārzniecība) vai darba vietā nav datora (ražošana, mazumtirdzniecība), drukātas darbinieku avīzes veidošanā vēlams iesaistīt darbiniekus, daļu satura uzticot veidot viņiem pašiem. Piemēram, papildus jaunumu atspoguļošanai organizācijā vienu atvērumu vai lapu uzticam veidot kādam departamentam – vai tie ir noliktavas darbinieki vai veikala personāls Madonā. Protams, pirmajā reizē varat izjust pretestību, turklāt ne mēs visi esam rakstnieki. Tāpēc būtiski ir iesaistīt lielisku komunikācijas speciālistu, kas koordinē procesu un palīdz, ja nepieciešams. Piemēram, veikala personāls var apkopot dīvainākās situācijas, ar kurām ikdienā saskaras, un katrai no tām uzņēmuma profesionāļi var dot skaidrojumu un labākos rīcības modeļus. Vēl ir darbinieku hobiji, raksts par vairāk pieredzējušu kādas nodaļas speciālistu, par kuru izteikties aicināti viņa kolēģi, u.c. iespējas. Idejas noteikti radīsies, galvenais ir patiesa interese par pašiem darbiniekiem, to, kas viņiem svarīgs, un uzņēmuma vērtībām atbilstoša satura veidošana.
  • Interesantu un efektīvu var veidot arī ziņojumu dēli, padarot to par sava veida diskusiju vietu. Piemēram, izvietojot informāciju, var pielikt papildu lapu jautājumiem un atbildēm.
  • Digitālais laikmets ļāvis drukātu materiālu vietā nākt internetam, e-pasta ziņojumiem, blogiem, sociālajiem tīkliem u.c. rīkiem, kas būtiski ietekmē komunikācijas veidu, – tā ir straujāka, operatīvāka, bieži vien ne tik pārdomāta un noslīpēta kā drukātais vārds. Parasti iekšējai komunikācijai kalpo blogi un forumi, arī Twitter. [..]