«Tā kā vienota un detalizēta ārējā reglamentējuma arhīvu jomai privātās organizācijās nav, ir tikai pa dažādiem reglamentējošiem dokumentiem izkliedēti fragmentāri nosacījumi, privātās organizācijās to darba specifikai atbilstīgu arhīva reglamentējumu ieteicams veidot pašām,» situāciju skaidro autore Ieva Kalve, Dr.oec., vairāku lietvedībai un dokumentu noformēšanai veltītu grāmatu autore, turpinot jauno rokasgrāmatas tēmu «Arhīvs un arhivēšana privātās organizācijās».

  • Kādas 2 pamatlietas jāievēro privātām organizācijām attiecībā uz ilgstoši glabājamiem dokumentiem?
  • Kādiem jābūt plauktiem, kuros glabājas lietas?
  • Kādas ir ugunsdrošības prasības?
  • Kad organizējamas darbības ar dokumentiem?
  • Kā grupē radītos un saņemtos dokumentus?
  • Kā lietu veido papīra dokumentiem? Un kāda ir elektronisko dokumentu lietu sistēma?
  • Cik ilgi lietas glabājas tās izveidojušajās struktūrvienībās?
  • Kā papīra dokumentus sagatavo glabāšanai?
  • Kādus dokumentus izņem no lietas, sistematizējot dokumentus?
  • Kā rīkoties, ja dokuments ir saskavots, sakniedēts vai caurauklots?
  • Kas jāievēro, dokumentus glabājot arhīva kārbās?
  • Kādi ieteikumi var noderēt, ja ir daudz ilgstoši glabājamo lietu?
  • Kas jāņem vērā, veidojot uzskaites lietu sarakstus?
  • Kas ir būtiski, izskatot dokumentu iznīcināšanas aktu?

Šī ir tikai neliela daļa no jautājumiem, uz kuriem iespējams gūt atbildes tiem, kuriem nav iepriekšējas pieredzes. Plašāk par autores Ievas Kalves padomiem iespējams uzzināt šādās jaunās rokasgrāmatas nodaļās:

  • 5.8.3. «Iekšējais reglamentējums»;
  • 5.8.4. «Arhīva iekārtošana un aprīkojums»;
  • 5.8.5. «Praktiskā dokumentu arhivēšana un citi arhīva procesi»:
    • 5.8.5.1. «Lietu veidošana»;
    • 5.8.5.2. «Lietu sakārtošana glabāšanai»;
    • 5.8.5.3. «Arhīviskais apraksts un lietu uzskaites saraksts»;
    • 5.5.5.4. «Dokumentu iznīcināšanas kārtība»;
    • 5.8.5.5. «Dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaude»;
    • 5.5.5.6. «Arhīvā esošo dokumentu izmantošana».

Atgādinām, ka privāto organizāciju arhivēšanas norādījumi atšķiras no tiem, kas attiecas uz institūcijām. «Būtība ir vienkārša: valsts ir stingri un precīzi noteikusi, kā rēķināmi nodokļi (ieskaitot sociālās iemaksas u.tml.) un cik ilgi glabājami ar tiem saistītie dokumenti, bet pārējo glabāšana ir pašu privāto organizāciju ziņā, Arhīvu likums tām NAV saistošs.»