Rokasgrāmatas jaunākajos papildinājumos turpināts publicēt autores Dr. oec. Ievas Kalves, dokumentu pārvaldības ekspertes, materiāls 4. «Elektroniskie paraksti un dokumenti».
Lai gan pēdējo gadu laikā elektroniskie dokumenti un elektroniskā pārvalde jeb e-pārvalde ir kļuvusi par diezgan bieži minētu jēdzienu Latvijas sabiedrībā, presē un valdības diskusijās, tomēr šķiet, ka liela daļa vēl īsti neizprot ne to būtību, ne arī to, kāpēc tie ir nepieciešami un kas tiks iegūts ieviešanas rezultātā. Tieši tāpēc autore saistoši skaidro šo tēmu, veidojot tās pievilcību un izpratni par to.

Šajos papildinājumos I. Kalve skaidro šādus jautājumus, sniedzot praktiskus padomus par tiem:
Dokumentu elektroniska izveide un parakstīšana, parakstīšanas veidi:

  • parakstāmo dokumentu veidošana, formāti:
    • Kā tas īsti notiek?
    • Kādas ir 3 tehniski vizuālas atšķirības?
    • Kā ir jārīkojas, parakstot PDF dokumentu?
    • Kā elektroniskā dokumentā izkārtots rekvizītu datums, numurs un paraksts, salīdzinot ar papīra dokumentu?
  • viens parakstītājs vienam dokumentam:
    • Kurā portālā notiek virtuāla parakstīšana?
    • Kā soli pa solim to izdarīt?
  • vairāku dokumentu parakstīšana ar vienu parakstu:
    • Kādos 2 veidos var parakstīt vairākus dokumentus?
    • Un kā ar tik ierasto papīra dokumentu un dokumentu pakešu cauršūšanu?
  • vairāki viena dokumenta parakstītāji – kas ir jāzina, izmantojot šo iespēju?
  • dokumentu koplietošana.

Kad un kur drīkst un kad nedrīkst izmantot elektronisko parakstu, izplatītākie mīti:

  • Kur lietot e-parakstu?
  • Kura klasiskā prasība ir svarīga?
  • Vai e-parakstu var lietot saziņai ar valsts un pašvaldību iestādēm?
  • Vai e-parakstu drīkst izmantot attālinātas oficiālas saziņas nodrošināšanai uzņēmējiem ar viņu klientiem?
  • Kādi ir izņēmumi, kad e-parakstu lietot nedrīkst;
  • Kādi izplatītākie, bet nepamatotie mīti par e-parakstu un e-dokumentiem? – Vai e-parakstu iegūt ir dārgi? Vai e-paraksts fiziskai personai atšķiras no e-paraksta juridiskai personai? Vai e-paraksts ir redzams uz elektroniski parakstītā dokumenta? Vai dokumentu ar e-parakstu nevarēs izlasīt citi? Vai parakstītie dokumenti kļūst nederīgi pēc e-paraksta derīguma termiņa beigām?

Darbs ar elektroniskajiem dokumentiem nosūtītāj- un saņēmējorganizācijā:

  • sagatavošanās darbam ar elektroniski parakstītiem dokumentiem;
  • elektroniski parakstīto dokumentu nosūtīšana:
      Kas obligāti jāievēro valsts un pašvaldību organizācijām?

    • Kā jārīkojas privātajām organizācijām?
    • Kā jāizskatās e-pasta vēstulei, kura tiek izmantota kā aploksne/elektroniskā dokumenta nesējs?
    • Kādu teikumu var pievienot, ja dokuments tiek sūtīts valsts vai pašvaldību iestādei?
  • elektroniski parakstīto dokumentu saņemšana:
    • Kā pārbaudīt elektronisko parakstu saņemtā dokumentā?
    • Kādu opciju nedrīkst izmantot, saglabājot elektroniski parakstītu dokumentu?
    • Kā rīkoties, ja dokumentu neizdodas atvērt?
    • Kā rīkoties, ja ikdienā tiek saņemts daudz elektronisko dokumentu?
    • Kā un kur glabāt elektroniskos dokumentus/datus;

Elektronisko dokumentu iekļaušana lietu nomenklatūrā.
IT risinājumi dokumentu pārvaldībai.
Normatīvā bāze.
Aktuālās informācijas avoti.