Rokasgrāmatā aktualizēta sadaļa «Dokumentu pārvaldības sistēmas veidošana», kurā apskatīti šādi jautājumi:

  • Vai organizācijas lietu nomenklatūra ir obligāta?
  • Ko nosaka Arhīvu likums?

Savukārt sadaļā «Dokumentu reģistrēšana» sniegtas atbildes uz jautājumiem:

  • Cik un kādi dokumentu reģistri ir darba vietā?
  • Vai zināt, kāpēc tieši tik un tieši tādi?

Ieskats materiālā:

  1. Ir viens ārējais (visām organizācijām vienāds un kopīgs) normatīvais akts, kas netieši runā par dokumentu reģistrāciju: Darba likuma 40.panta (6) daļā ir norāde: Darba devējam ir pienākums gādāt par darba līgumu noslēgšanu rakstveidā un veikt noslēgto darba līgumu uzskaiti. Uzskaiti jau nodrošina, numurējot darba līgumus un tos kaut kur attiecīgi reģistrējot, bet par reģistra formu sīkākas informācijas Darba likumā nav;
  2. DINK 76.punktā ir teikts: Pārvaldes dokumentā (izņemot publisko tiesību līgumus un dokumentus, kuru autors ir fiziska persona), lai tam būtu juridisks spēks, papildus Dokumentu juridiskā spēka likuma 4.panta pirmajā daļā minētajiem rekvizītiem iekļauj dokumenta reģistrācijas numuru. Tiesa gan, šāda likuma „uzlabošanas prakse” ir visnotaļ apšaubāma, un nav pamatojuma tam, kāpēc numuram jābūt;
  3. DINK 4.4.sadaļā, kas veltīta dokumenta reģistrācijas numuram, ir 2 noderīgas norādes: 44. Dokumenta reģistrācijas numurs ir numurs, kas dokumentam piešķirts, reģistrējot to organizācijas izdoto dokumentu reģistrācijas sistēmā (piemēram, automatizētajā lietvedības sistēmā). 45. Dokumenta reģistrācijas numurā jābūt vismaz dokumenta kārtas numuram kalendāra gada ietvaros, ja normatīvajos aktos nav noteikts citādi. Tātad – ja dokuments tiek reģistrēts sistēmā, tam piešķir numuru. Automātiski vai manuāli – to nosaka organizācija, tāpat kā reģistra formu.

Tātad iespējami divi pareizi atbilžu varianti:

  1. organizācijā ir jābūt vismaz vienam reģistrācijas žurnālam – darba līgumu uzskaitei;
  2. var būt neierobežots reģistrācijas žurnālu daudzums – tik, cik jums pašiem ir ĒRTI un NEPIECIEŠAMI ikdienas darbam. Turklāt to formas (papīra, elektroniskā u.tml.) ir organizācijas kompetencē.